Die IT Kosten gehören in vielen Unternehmen zu den wichtigsten laufenden Betriebsausgaben. Gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist es deshalb sinnvoll, regelmäßig zu prüfen, wie hoch die IT Kosten pro Mitarbeiter tatsächlich sind. Eine realistische Berechnung schafft Transparenz und kann dabei helfen, Einsparpotenziale und unnötige Ausgaben zu erkennen.
Dabei sollten nicht nur offensichtliche Kosten wie Computer und Software berücksichtigt werden. Auch IT Support, Cloud Dienste, Sicherheitslösungen, Geräteverwaltung und interne Arbeitszeit können einen erheblichen Anteil der gesamten IT Kosten ausmachen.
Was sind IT Kosten pro Mitarbeiter
Die IT Kosten pro Mitarbeiter zeigen, wie viel ein Unternehmen durchschnittlich für die IT Betreuung und technische Ausstattung eines Mitarbeiters ausgibt.
Eine einfache Berechnung kann zunächst die gesamten jährlichen IT Kosten durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter teilen. Für ein aussagekräftiges Ergebnis müssen jedoch möglichst viele relevante Kostenpositionen berücksichtigt werden.
Welche Kosten sollten berücksichtigt werden
Hardware
Computer, Laptops, Monitore, Smartphones und weiteres Zubehör gehören zu den wichtigsten IT Kosten. Dabei sollte nicht nur der Kaufpreis betrachtet werden.
Auch Ersatzgeräte, Reparaturen und regelmäßige Erneuerungen verursachen Kosten. Für eine realistische Berechnung kann der Anschaffungspreis über die erwartete Nutzungsdauer verteilt werden.
Software
Unternehmen benötigen häufig zahlreiche Softwarelösungen. Dazu können Büroanwendungen, Kommunikationssoftware, Projektmanagementsysteme, Sicherheitslösungen und branchenspezifische Programme gehören.
Bei abonnementbasierten Diensten sollten die regelmäßigen Kosten über das gesamte Jahr berücksichtigt werden.
Cloud Dienste
Cloud Speicher, Hosting, Backup Lösungen und weitere Cloud Dienste können einen bedeutenden Teil der IT Ausgaben ausmachen.
Je nach Unternehmensgröße und Nutzung können diese Kosten stark variieren. Deshalb sollten sie separat erfasst und regelmäßig überprüft werden.
IT Support
Auch die Betreuung der IT verursacht Kosten. Dazu gehören interne IT Mitarbeiter, externe Dienstleister, Wartungsverträge und Supportleistungen.
Bei einer internen IT Abteilung sollten neben den Gehältern auch zusätzliche Personalkosten und notwendige Arbeitsmittel berücksichtigt werden.
IT Sicherheit
Firewalls, Virenschutz, Backup Systeme, Sicherheitsüberwachung und weitere Schutzmaßnahmen verursachen ebenfalls laufende Kosten.
Diese Ausgaben sollten nicht isoliert betrachtet werden. Eine angemessene IT Sicherheit kann dazu beitragen, kostspielige Ausfälle und Sicherheitsprobleme zu vermeiden. Eine IT-Abteilung extern für den Mittelstand ermöglicht eine flexible Betreuung ohne den vollständigen Aufbau einer internen IT-Abteilung.
Geräteverwaltung
Die Verwaltung von Unternehmensgeräten benötigt ebenfalls Zeit und Ressourcen. Geräte müssen eingerichtet, aktualisiert, überwacht und bei Bedarf ersetzt werden.
Eine strukturierte Geräteverwaltung kann dabei helfen, diese Prozesse effizienter zu gestalten.
So lassen sich IT Kosten pro Mitarbeiter berechnen
Für eine grundlegende Berechnung werden zunächst alle relevanten jährlichen IT Kosten zusammengerechnet.
Dazu können Hardware, Software, Cloud Dienste, IT Support, IT Sicherheit, Wartung und weitere IT Ausgaben gehören.
Anschließend wird die Gesamtsumme durch die durchschnittliche Anzahl der Mitarbeiter geteilt.
Ein einfaches Beispiel zeigt das Prinzip. Wenn ein Unternehmen jährlich insgesamt 120000 Euro für seine IT ausgibt und durchschnittlich 40 Mitarbeiter beschäftigt, ergeben sich 3000 Euro IT Kosten pro Mitarbeiter und Jahr.
Für eine aussagekräftige Analyse sollte jedoch geprüft werden, welche Leistungen in diesen Kosten enthalten sind.
Interne und externe IT Kosten vergleichen
Unternehmen können ihre IT Kosten auch danach unterscheiden, welche Leistungen intern und welche extern erbracht werden.
Eine interne IT Abteilung verursacht beispielsweise Personalkosten, während ein externer IT Dienstleister monatliche oder projektbezogene Kosten berechnen kann.
Beim Vergleich sollte nicht nur der Preis betrachtet werden. Entscheidend ist auch, welche Leistungen tatsächlich enthalten sind und welcher interne Aufwand zusätzlich anfällt.
Versteckte IT Kosten berücksichtigen
Ein häufiger Fehler bei der Berechnung besteht darin, nur Rechnungen von IT Dienstleistern und Softwareanbietern zu berücksichtigen.
Auch interne Arbeitszeit kann erhebliche Kosten verursachen. Wenn Mitarbeiter regelmäßig technische Probleme lösen oder Geräte manuell verwalten, entstehen zusätzliche Personalkosten.
Diese Aufwendungen sollten möglichst in die Gesamtkalkulation einbezogen werden.
IT Kosten mit anderen Unternehmen vergleichen
Ein Vergleich mit anderen Unternehmen kann helfen, die eigene IT Situation besser einzuschätzen. Allerdings sollten Unternehmen darauf achten, dass die verglichenen Leistungen tatsächlich vergleichbar sind.
Ein Unternehmen mit umfangreichen Cloud Anwendungen und hohen Sicherheitsanforderungen kann beispielsweise höhere IT Kosten haben als ein Unternehmen mit einer sehr einfachen IT Infrastruktur.
Deshalb ist ein reiner Vergleich der Kosten pro Mitarbeiter nicht immer ausreichend.
IT Kosten Benchmark sinnvoll nutzen
Ein IT Kosten Benchmark kann zusätzliche Orientierung bieten. Dabei werden die eigenen Werte mit geeigneten Vergleichswerten aus ähnlichen Unternehmen oder Unternehmensgrößen verglichen.
Wichtig ist, neben der Mitarbeiterzahl auch Faktoren wie Branche, Standort, Arbeitsmodell, IT Infrastruktur und Sicherheitsanforderungen zu berücksichtigen.
IT Kosten regelmäßig überprüfen
Die IT Kosten sollten nicht nur einmalig berechnet werden. Softwareabonnements, Cloud Dienste, Hardware und Supportleistungen können sich im Laufe der Zeit verändern.
Eine regelmäßige Überprüfung zeigt, ob bestehende Leistungen noch benötigt werden und ob Verträge oder Systeme angepasst werden sollten.
Möglichkeiten zur Optimierung der IT Kosten
Software überprüfen
Unternehmen sollten regelmäßig prüfen, welche Software tatsächlich genutzt wird. Nicht benötigte Lizenzen können unnötige laufende Kosten verursachen.
Geräte standardisieren
Eine überschaubare Anzahl standardisierter Geräte kann die Beschaffung, Einrichtung und Wartung vereinfachen.
IT Prozesse automatisieren
Automatisierte Prozesse können den manuellen Verwaltungsaufwand reduzieren. Besonders beim Onboarding und Offboarding lassen sich wiederkehrende Aufgaben strukturieren.
IT Support zentral organisieren
Ein zentraler IT Support kann dabei helfen, Anfragen zu bündeln und wiederkehrende Probleme effizienter zu bearbeiten.
IT Ressourcen planen
Eine langfristige Planung von Hardware, Software und IT Dienstleistungen verhindert spontane Anschaffungen und schafft eine bessere Kostenkontrolle.
IT Kosten pro Mitarbeiter sind nur eine Kennzahl
Die IT Kosten pro Mitarbeiter sind eine hilfreiche Kennzahl, sollten aber nicht isoliert betrachtet werden. Niedrige IT Kosten bedeuten nicht automatisch eine effiziente IT.
Wenn Einsparungen zu veralteter Hardware, schlechtem Support oder unzureichender Sicherheit führen, können langfristig deutlich höhere Kosten entstehen.
Eine gute IT Kostenanalyse sollte deshalb immer auch Leistung, Sicherheit, Verfügbarkeit und Produktivität berücksichtigen.
Details für eine realistische Kostenanalyse
Für eine detaillierte Analyse können Unternehmen ihre IT Kosten in mehrere Kategorien aufteilen. Dazu gehören Hardware, Software, Cloud Dienste, Support, Sicherheit, Personal, Wartung und Infrastruktur.
Zusätzlich sollte erfasst werden, wie viele Mitarbeiter die jeweiligen Leistungen nutzen und welche Kosten direkt oder indirekt mit einzelnen Arbeitsplätzen verbunden sind.
Durch diese Aufteilung entsteht ein genaueres Bild der tatsächlichen IT Kosten pro Mitarbeiter.
Fazit
IT Kosten pro Mitarbeiter realistisch zu berechnen schafft eine wichtige Grundlage für die Planung und Optimierung der Unternehmens IT. Entscheidend ist, nicht nur Hardware und Software zu berücksichtigen, sondern auch Support, Sicherheit, Cloud Dienste, interne Arbeitszeit und Verwaltung.
Ein sinnvoller Vergleich sollte außerdem die Größe und Anforderungen des jeweiligen Unternehmens berücksichtigen. Wer seine IT Kosten regelmäßig analysiert, kann unnötige Ausgaben erkennen, Prozesse verbessern und die IT langfristig effizienter organisieren.
